○今治市文書規程

平成17年1月16日

規程第10号

目次

第1章 総則(第1条―第5条)

第2章 収受及び配付(第6条―第8条)

第3章 起案、合議及び決裁(第9条―第14条)

第4章 施行(第15条―第18条)

第5章 整理及び保存(第19条―第30条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、他に特別の定めのあるもののほか、今治市における文書の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 事務の運営に必要な一切の書類(図表、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては、認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)によって作成されたものを含む。)、図書及び印刷物をいう。

(2) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(3) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(4) 電子情報処理組織 各課の使用に係る電子計算機と各課からの送受信を受ける者の使用に係る電子計算機とを電機通信回線で接続したものをいう。

(5) 総合行政ネットワーク 電子情報処理組織であって、地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。

(6) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され、交換される文書をいう。

(文書処理の原則)

第3条 文書は、すべて正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(文書主管課長及び文書担当課長の職務)

第4条 文書主管課長は、文書に関する事務を総括するとともに、次に掲げる事務を管理する。

(1) 文書及び物件の収受、配付及び発送

(2) 重要な文書の審査

(3) 文書のマイクロフィルム撮影

(4) 完結文書及びマイクロフィルムの保存

2 文書担当課長は、支所における文書事務を統括し、当該支所における前項各号の事務を管理する。

(帳票)

第5条 文書主管課において文書事務を処理するために必要な帳票は、次に掲げるとおりとする。

(1) 特殊文書物件収受簿(別記様式第1号)

(2) 公示令達番号簿(別記様式第2号)

(3) 完結文書引継目録(別記様式第3号)

(4) 廃棄文書通知目録(別記様式第4号)

2 各課における文書事務を処理するために必要な帳票は、次に掲げるとおりとする。

(1) 文書件名簿(別記様式第5号)

(2) 起案用紙(別記様式第6号)

(3) 文書郵送依頼書(別記様式第7号)

(4) 切手等払出申請書(別記様式第8号)

(5) 電話受信書(別記様式第9号)

(6) 完結文書引継目録(別記様式第3号)

第2章 収受及び配付

(収受及び配付)

第6条 市役所(福祉事務所以外の出先機関を除く。)に到着した文書等(電子文書を除く。以下この条において同じ。)は、文書主管課において収受し、次により処理しなければならない。

(1) 到着した文書等のうち配付先の明確なものは、開封せず、当該課又は受信者に配付し、閉封のままでは配付先が不明確なものは、開封して主管課に配付するものとする。

(2) 内容証明付文書、配達証明付文書、現金書留、簡易書留等書留による文書又は物件は、特殊文書物件収受簿に必要事項を記載の上、主管課長に配付し、受領印を徴しなければならない。

(3) 審査請求書及び入札書その他の到着文書で到着の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められるものは、到着時刻を余白に明記し、文書主管係長又は主管課庶務担当係長の認印を押さなければならない。

(4) ファクシミリ、電子郵便及び電報は、速やかに主管課に配付し、又は通知しなければならない。

(5) その内容が2課以上の所管事務に係る到着文書については、最も関係の深い課に配付するものとする。

(6) 郵便料金の不足又は未払のものは、官公署から発送されたものその他文書主管課長が必要があると認めるものに限り、料金を支払い、収受することができる。

(電子文書の収受及び配布)

第6条の2 電子情報処理組織により受信した電子文書は、速やかにその内容を確認しなければならない。この場合において、受信した電子文書が総合行政ネットワーク文書であるときは、次に掲げる処理を行うものとする。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

2 前項の場合において、電子文書(総合行政ネットワーク文書にあっては、前項第2号の受領通知をしたものに限る。)の内容が、他課の主管に属すると認められるときは、直ちに当該主管課に回付しなければならない。この場合において、前条第5号の規定を準用する。

3 電子文書の内容は、紙上に出力して処理しなければならない。ただし、軽微なものについては、この限りでない。

(主管課で直接収受した文書の処理)

第7条 主管課で直接収受した文書は、文書主管課に回付する必要のあるものを除き、次条に規定する処理をしなければならない。

(配付文書の処理)

第8条 主管課長は、到着文書(第6条の2第3項の規定により紙上に出力した文書を含む。)については、次により処理しなければならない。

(1) 配付された文書の余白に受付印(別記)を押し、文書件名簿に所定事項を黒字で記載しなければならない。ただし、軽易なものについては、これを省略できるものとし、戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届書及び申請書の受付印は、関係法令に定めるひな形による。

(2) 現金、切手又は金券等を同封した文書は、文書件名簿の余白に金額等を記載しなければならない。ただし、これに代わるべき書類に記載したときは、これを省略することができる。

(3) 自課の所管に属しない文書が誤って配付された場合は、主管課が明らかなときは当該課へ、主管課が明らかでないときは文書主管課へ直ちに回付し、又は返付しなければならない。

(4) 配付を受けた文書は、課長自ら処理するもののほか、当該事務担当者に処理方針を示して、遅滞なく処理させなければならない。

2 課長は、配付を受けた文書が起案による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものは、前項第1号に規定する事務処理後、「供覧」と記載して関係者に供覧するものとする。

3 課長は、配付を受けた文書が起案による処理を要するものの、早急に処理することができないときは、その旨、処理の方針等を付記し、前項に準じて供覧をしなければならない。

第3章 起案、合議及び決裁

(起案)

第9条 決裁を受ける必要のある文書は、すべて起案用紙、伺書用紙その他所定の用紙に「りん議」と記載したうえ、次により起案しなければならない。ただし、定例のもので一定の帳票によって処理できるもの及び軽易な文書は、符せん又はその文書の上部余白に「りん議」と記載をして起案用紙によらないことができる。

(1) 主管部課名、係名、起案者名、起案年月日その他所要の事項を漏れなく記入すること。

(2) 内容のよくわかる適切な標題を付けること。

(3) 文案は、今治市公用文に関する規程(平成17年今治市規程第9号)を遵守し、簡潔明りょうに記載すること。

(4) 必要により簡単な起案理由、根拠となる法規の条項及び予算関係事項を記載すること。

(5) 処理の経過をわかりやすくするための関係書類を添えること。ただし、これにより難いときは、関係書類の内容を抜書きした書類を添付すること。

(6) 機密を要する文書には、「秘」の文字を表示すること。

(決裁の区分)

第10条 文書は、市長の決裁又は供覧を要するものを甲、副市長の決裁又は供覧を要するものを乙、部長の決裁又は供覧を要するものを丙、課長の決裁又は供覧を要するものを丁(支所の課長の決裁又は供覧を要するものは戊)、出先機関の長(支所長及び福祉事務所長を除く。)限りのものを己とし、それぞれ甲乙丙丁戊己の区分を文書上部欄外に記載しなければならない。ただし、福祉事務所長の決裁又は供覧を要するものを所とし、危機管理監の決裁又は供覧を要するものを危とし、税務長の決裁又は供覧を要するものを税とし、局長の決裁又は供覧を要するものを局とし、会計管理者の決裁又は供覧を要するものを会とし、支所長の決裁又は供覧を要するものを支とする。

(合議)

第11条 他の部課に関係のある事案は、その部課長等の合議を経て決裁を受けなければならない。

2 合議を受けたときは、速やかにその所管事項について審査し、調査その他の理由により処理の日時を要するときは、その旨を主管の部課長等に通知しなければならない。

3 合議を受けた事案について異議があるときは、主管の部課長等に協議しなければならない。この場合において、協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

4 事案が当初の起案の趣旨と異って決裁されたときは、起案者はその旨を合議した部課長等に連絡しなければならない。

5 合議を受けた部課長等は、必要に応じ、主管の部課長等に合議文書の写しの交付を求めることができる。

第12条 削除

(例規等の処理)

第13条 今治市公告式条例(平成17年今治市条例第3号)及び今治市公告式規則(平成17年今治市規則第2号)によって公示令達する文書は、決裁後速やかに文書主管課長に送付しなければならない。ただし、特定の事務について公示令達する文書であって、市長の承認を得たものについては、この限りでない。

2 主管課長は、前項ただし書の承認を得たときは、直ちに文書主管課長にその旨を届け出なければならない。この場合において、文書主管課長は、特定事務公示令達台帳(別記様式第10号)を整理しなければならない。

3 文書主管課長は、前項の規定により、決裁済文書の送付を受けたときは、公示令達番号簿に登載して所定の手続をとらなければならない。

4 前項の規定は、第1項ただし書の規定により主管課長が行う公示令達する文書の手続について準用する。

(議案等の処理)

第14条 議案その他市議会へ提出する必要がある文書は、決裁後直ちに財政課長に送付しなければならない。

2 財政課長は、前項の規定により決裁済文書の送付を受けたときは、議案整理簿に登載して上司の意見に従い、所定の手続をとらなければならない。

第4章 施行

(記号、番号及び日付の整理等)

第15条 記号、番号及び日付の整理等は、次によるものとする。

(1) 文書件名簿に登載する番号は、暦年による一連番号とする。

(2) 発送文書は、主管課において文書件名簿に件名、あて先、発送年月日及び発送番号を赤字で記載しなければならない。ただし、回答文書で、照会文書に収受番号があるときは、文書件名簿の当該処理欄に、そのてん末を赤書しておくものとする。

(3) 発送文書の記号は、部課の頭文字(支所においては、支所の頭文字に支を加えた上課の頭文字)を用い、番号は、文書件名簿に登載された番号とする。ただし、他の部課と区別できないときは、部課の頭文字以外の文字を単独で又は併せて用いることができる。

(4) 条例、規則、規程及び告示の番号は、それぞれの種別に従った暦年による一連番号とする。

(5) 市議会に提出する議案等には、暦年による一連番号を付けるものとする。

(公印の使用)

第16条 発送文書には、今治市公印規則(平成17年今治市規則第15号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、回答文書等簡易なものについては、この限りでない。

2 前項本文の規定にかかわらず、電子文書については、公印の押印に代え、電子署名を付与しなければならない。ただし、電子情報処理組織による発送文書であって、回答文書等簡易なものについては、電子署名の付与を省略することができる。

3 電子署名に関し必要な手続その他の事項は、市長が別に定める。

(発送手続)

第17条 郵送により発送する文書等は、課長が押印した文書郵送依頼書を添えて、文書主管課に回付しなければならない。ただし、文書主管課長が指定した出先機関等から発送する文書については、この限りでない。

2 前項の回付期限は、月曜日から金曜日までの午後3時とする。ただし、急を要するものについては、この限りでない。

3 郵送物は、種類別に分類し、料金後納郵便物差出票による料金後納の方法により発送するものとする。ただし、料金後納の方法により難いときは、郵便切手を使用することができる。

4 課長は、前項ただし書の規定により文書主管課において購入した切手等を使用するときは、切手等払出申請書を文書主管課長に提出しなければならない。

5 課長は、切手等の受入れ又は払出しの状況を明らかにするよう記録を整理しなければならない。

6 文書主管課長は、当日分の発送件数及び金額を集計するとともに、文書郵送依頼書を綴り込み、保管しておくものとする。

7 電子文書の発送については、市長が別に定める。

(電報及び電話)

第18条 電話で聴取した重要な事件は、これを電話受信書に記入して第10条から第12条までに規定する処理手続をとらなければならない。

第5章 整理及び保存

(文書の整理)

第19条 文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、非常災害時に際し必要な処理ができるようにしておかなければならない。

(文書整理週間)

第20条 文書整理の徹底を図るために、次に掲げる期間を文書整理週間とする。

(1) 6月24日から同月30日まで

(2) 12月22日から同月28日まで

第21条 主管課長は、文書整理週間中には、主として次に掲げる事項を実施し、文書主管課長はこれを管理する。

(1) 第26条に規定する書庫内及び自課の所管に属する文書中保存年限の過ぎた文書の廃棄

(2) 第24条に規定する文書の引継ぎの有無の確認

(3) 前号の規定により引継ぎがされていないことが確認された文書の引継ぎ又は廃棄

(4) 自課の所管に属する文書の次条第1項の文書分類表に定める文書分類番号ごとの整理の徹底

(5) 文書分類表の編さん文書名及び保存年限の確認

(文書の分類及び保存年限)

第22条 文書の分類及び保存年限については、別に定める文書分類表による。

2 時効の定めがある事件に関する書類は、その時効の年限以上の必要期間保存しなければならない。

3 文書の保存年限の起算は、暦年により編集する文書についてはその完結した日の属する年の翌年1月1日とし、会計年度により編集する文書についてはその完結した日の属する年度の翌年度4月1日とする。ただし、出納の証ひょう類については、当該出納に係る決算年度の翌年度6月1日とする。

(完結文書の編集)

第23条 完結した文書は、主管課において次に掲げる基準に従い編集しなければならない。

(1) 文書は、暦年によって編集しなければならない。ただし、会計に属するものは、会計年度によって編集するものとする。

(2) 編集保存上必要がある場合は、数年分を併し、又は1年分を数冊に分けて編集することができる。

(3) 事件が2年以上にわたるものは、完結した年又は年度に属する文書として編集するものとする。

(4) 編集した文書には、すべて表紙及び背表紙を付け、その表紙及び背表紙に、編集年又は編集年度、簿冊名、保存年限、文書分類番号及び主管部課名を記載しなければならない。

(5) 文書に附属する図表、ひな形、パンフレットその他で本書と併せて編集することが不便なものは、別に編集し、双方にその旨を記載しておくものとする。

(6) 簿冊の厚さは、おおむね7センチメートルを標準とする。

(完結文書の引継ぎ)

第24条 各課において編集した文書は、完結文書引継目録2通を添えて、文書主管課長に引き継がなければならない。ただし、執務上常時閲覧する必要がある文書は、主管課長が保管するものとする。

2 文書主管課長は、前項の規定により引継ぎを受けた文書について形式、内容等の適否を審査し、適当と認めたものについては完結文書引継目録の1通に受領印を押して主管課長に返送し、不適当と認めたものについては主管課長と協議の上適当な処置をとらなければならない。

3 文書主管課長は、引継ぎを受けた文書の目録を作成しなければならない。

(マイクロフィルムによる保存)

第25条 文書のうち適当と認めるものについては、その文書を撮影したマイクロフィルムをその文書に代えて保存することができる。

2 マイクロフィルムの取扱いについては、別に定める。

(書庫)

第26条 書庫は、文書主管課長が管理する。

2 書庫に収蔵の保存文書(以下「保存文書」という。)は、文書分類区分別に整理して書架に配列しなければならない。

3 書庫は、常に整頓し、簿冊の虫害又は湿り等の予防に留意しなければならない。

(持出し及び閲覧)

第27条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、主管課長(保存文書にあっては文書主管課長)が事務執行上特に必要があると認めるときは、この限りでない。

2 保存文書を書庫外に持ち出すときは、文書主管課長の許可を受けなければならない。

3 担当職員以外の者が文書を閲覧しようとするときは、主管課長(保存文書にあっては文書主管課長)の許可を受けなければならない。

(廃棄処分)

第28条 保存年限を経過し、又はマイクロフィルムに撮影した保存文書については、文書主管課長は、廃棄文書目録により主管課長に通知した後廃棄させるものとする。

(廃棄文書の処理)

第29条 前条の規定により文書を廃棄する場合に、当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。

(支所の取扱い)

第30条 支所における文書の取扱いに関しては、文書主管課長が処理するものについては、文書担当課長がこの規程の該当規定の例により処理する。ただし、文書担当課長において処理することができないものについては、この限りでない。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成17年1月16日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の日の前日までに、合併前の今治市文書規程(昭和44年今治市規程第7号)、波方町文書事務規程(平成13年波方町規程第4号)、吉海町文書事務取扱規程(平成13年吉海町規程第2号)、宮窪町文書事務取扱規程(平成13年宮窪町規程第3号)、上浦町文書事務取扱規程(昭和53年上浦町規程第2号)、大三島町文書事務規程(昭和57年大三島町訓令第6号)若しくは菊間町文書取扱規程(平成11年菊間町訓令第1号)又は解散前の今治市・玉川町及び朝倉村共有山組合文書規程(次項においてこれらを「合併等前の規程」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの規程の相当規定によってなされたものとみなす。

3 合併前の規程により保存されている公文書の保存期間については、なお合併前の規程の例による。

附 則(平成18年3月31日規程第4号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日規程第2号)

(施行期日)

1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 第1条、第5条、第8条及び第11条の収入役又は会計管理者に関する改正規定は、この規程施行の際現に在職する収入役の任期中は、適用しない。

附 則(平成19年9月7日規程第10号)

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日規程第5号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年9月30日規程第11号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成21年3月5日規程第2号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成22年3月31日規程第4号)

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月27日規程第4号)

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月29日規程第9号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

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今治市文書規程

平成17年1月16日 規程第10号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政通則/第4章 文書・公印
沿革情報
平成17年1月16日 規程第10号
平成18年3月31日 規程第4号
平成19年3月30日 規程第2号
平成19年9月7日 規程第10号
平成20年3月31日 規程第5号
平成20年9月30日 規程第11号
平成21年3月5日 規程第2号
平成22年3月31日 規程第4号
平成26年3月27日 規程第4号
平成28年3月29日 規程第9号