○今治市長が取り扱う個人情報の保護に関する規則

平成17年1月16日

規則第19号

(趣旨)

第1条 この規則は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び今治市個人情報保護条例(平成17年今治市条例第21号。以下「条例」という。)の規定に基づき、市長が取り扱う個人情報の保護に関し、必要な事項を定めるものとする。

(管理組織)

第2条 市長は、個人情報の適正な管理及び保護を総括的に行うため、個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)及び個人情報保護責任者(以下「保護責任者」という。)を置き、保護管理者は文書管理担当部長を、保護責任者は文書管理担当課長をもって充てる。

2 市長は、個人情報の適正な管理及び保護を行うため、個人情報取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、個人情報を取り扱う課の長をもって充てる。

3 取扱責任者は、個人情報の取扱いに従事する者を取扱員に指名するものとする。

4 保護管理者、保護責任者及び取扱責任者は、相互に密接な連携を図るとともに、その指揮下にある取扱員その他の職員を指揮監督し、必要な教育研修を実施する。

5 市長は、特定個人情報の管理の状況についての点検又は監査を行うため、監査責任者を置き、電算所管課長をもって充てる。

6 監査責任者は、特定個人情報の管理の状況について、定期に又は随時に点検又は監査を行い、その結果を保護責任者に報告する。

7 保護責任者は、前項の報告の結果を踏まえ、必要があると認めるときは、業務体制、取扱規程等の見直し等の措置を講ずる。

(事故の報告)

第3条 職員は、保有個人情報の取扱いについて事故が発生し、又は事故の発生を予見したときは、直ちに取扱責任者に報告しなければならない。

2 取扱員は、保有個人情報の取扱規程等に違反している事実を発見し、又はその疑いがあるときは、直ちに取扱責任者に報告しなければならない。

3 取扱責任者は、保有個人情報の取扱いについて事故が発生したとき又は前2項の報告を受けた内容が事実若しくはそのおそれがあると確認できたときは、直ちに保護責任者及び保護管理者を経て市長に事故報告書(別記様式第1号)を提出しなければならない。

(事故への対応)

第3条の2 取扱責任者は、保有個人情報の取扱いについて事故が発生したときは、次に掲げる措置をとらなければならない。

(1) 事実関係の調査及び原因の究明

(2) 影響を受ける可能性のある者への連絡

(3) 再発防止策の検討

(4) 事実関係及び再発防止策等の公表

(利用又は提供の伺)

第4条 取扱責任者は、条例第7条第2項の規定により、保有個人情報を保有目的(番号法別表第1又は同法第9条第2項に規定する条例で定める事務に利用するため保有する特定個人情報については、当該特定個人情報を取得した当初の目的をいう。)を超えて利用又は提供しようとするときは、利用(提供)承認伺書(別記様式第2号)により、市長の決裁を受けなければならない。ただし、番号法第19条各号(第9号を除く。)の規定により特定個人情報を提供するとき及び法令の規定に基づき照会を受け回答する場合を除く。

(個人情報ファイル台帳)

第5条 条例第9条第1項に規定する台帳は、個人情報ファイル台帳(別記様式第3号)とする。

2 条例第9条第1項第10号に規定する規則で定める事項は、次のとおりとする。

(1) 個人情報取扱事務を開始する年月日

(2) 記録形態

(3) 処理形態

(4) 事務処理委託

(5) その他参考となる事項

3 条例第9条第1項の規定による個人情報ファイルの保有、廃止又は変更の通知は、個人情報ファイル保有(変更・廃止)報告書(別記様式第4号)により行うものとする。

(個人情報開示請求書)

第6条 条例第11条第1項に規定する開示請求書は、個人情報開示請求書(別記様式第5号)によるものとする。

2 条例第11条第1項第4号に規定する実施機関が定める事項は、次のとおりとする。

(1) 開示の方法の区分

(2) 請求する者が代理人である場合は、代理人の区分

(3) その他参考となる事項

(本人等の証明に必要な書類)

第7条 条例第11条第2項(条例第19条第3項第23条第3項及び第29条第2項において規定又は準用する場合を含む。次項において同じ。)に規定する本人であることを証明するために必要な書類で実施機関が定めるものは、次の各号のいずれかに掲げる書類とする。

(1) 運転免許証、旅券その他官公庁が本人に対してのみ発行する写真の貼付された書類であって、本人が確認できるもののうち1点

(2) 国民健康保険の被保険者証、国民年金手帳その他これらに準ずる書類であって、それを所持することによって本人であることが確実であると認められるもののうち2点

2 条例第11条第2項に規定する代理人であることを証明するために必要な書類で実施機関が定めるものは、代理人自身に係る前項の書類に、戸籍謄本その他の書類であって、代理関係を確認できるものを加えるものとする。

(開示請求に係る通知書等)

第8条 条例第16条第1項及び第2項に規定する書面は、次の各号に掲げる区分に従い、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 個人情報の全部を開示するとき 個人情報開示決定通知書(別記様式第6号)

(2) 個人情報の一部を開示するとき 個人情報部分開示決定通知書(別記様式第7号)

(3) 個人情報の全部を開示しないとき 個人情報非開示決定通知書(別記様式第8号)

(4) 個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示請求を拒否するとき 個人情報の存否を明らかにしない決定通知書(別記様式第9号)

(5) 個人情報を保有していないことにより開示しないとき 個人情報不存在決定通知書(別記様式第10号)

2 条例第16条第4項に規定する通知は、個人情報開示決定期間延長通知書(別記様式第11号)により行うものとする。

(事案の移送)

第8条の2 条例第17条の2の規定により事案を移送したときは、事案移送通知書(別記様式第11号の2)により開示請求者に通知するものとする。

(第三者に対する意見書提出の機会の付与)

第9条 条例第18条第1項及び第2項の規定により第三者に意見書を提出する機会を与える場合は、個人情報開示意見照会書(別記様式第12号)により通知し、個人情報開示意見回答書(別記様式第13号)(以下「回答書」という。)により意見を求めるものとする。

2 条例第18条第1項及び第2項に規定する実施機関が定める事項は、次のとおりとする。

(1) 第三者に関する情報の内容

(2) 回答期限の年月日

(3) その他参考となる事項

3 条例第18条第3項の規定により第三者が反対意見書を提出した場合において、開示決定をするときは、当該第三者に対し、開示決定に係る通知書(別記様式第12号の2)により通知する。

(個人情報の開示)

第10条 開示の決定を受けた者で個人情報を閲覧する者は、当該個人情報を改ざんし、汚損し、又は破損することがないよう丁寧に取り扱わなければならない。

2 市長は、前項の規定に違反するおそれのある者に対し、個人情報の閲覧を中止させ、又は禁止することができる。

3 個人情報の写しの交付を行う場合の交付部数は、公文書の開示請求1件につき1部とする。

(個人情報訂正請求書)

第11条 条例第23条第1項に規定する書面は、個人情報(訂正・追加・削除)請求書(別記様式第14号)によるものとする。

2 条例第23条第1項第5号に規定する実施機関が定める事項は、次のとおりとする。

(1) 請求の区分

(2) 請求する者が代理人である場合は、代理人の区分

(3) その他参考となる事項

(訂正請求に係る通知書)

第12条 条例第24条第1項及び第2項に規定する書面は、次の各号に掲げる区分に従い、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 個人情報の全部を訂正、追加又は削除するとき 個人情報(訂正・追加・削除)決定通知書(別記様式第15号)

(2) 個人情報の一部を訂正、追加又は削除するとき 個人情報(部分訂正・部分追加・部分削除)決定通知書(別記様式第16号)

(3) 個人情報の全部を訂正、追加又は削除しないとき 個人情報(非訂正・非追加・非削除)決定通知書(別記様式第17号)

2 条例第24条第4項に規定する通知は、個人情報(訂正・追加・削除)決定期間延長通知書(別記様式第18号)により行うものとする。

(個人情報利用停止請求書)

第13条 条例第29条第1項に規定する書面は、個人情報(利用停止・消去・提供停止)請求書(別記様式第19号)によるものとする。

2 条例第29条第1項第5号に規定する実施機関が定める事項は、次のとおりとする。

(1) 請求の区分

(2) 請求する者が代理人である場合は、代理人の区分

(3) その他参考となる事項

(利用停止請求に係る通知書)

第14条 条例第31条第1項及び第2項に規定する書面は、次の各号に掲げる区分に従い、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 個人情報を利用停止、消去又は提供停止するとき 個人情報(利用停止・消去・提供停止)決定通知書(別記様式第20号)

(2) 個人情報を利用停止、消去又は提供停止しないとき 個人情報(非利用停止・非消去・非提供停止)決定通知書(別記様式第21号)

2 条例第31条第4項に規定する通知は、個人情報(利用停止・消去・提供停止)決定期間延長通知書(別記様式第22号)により行うものとする。

(個人情報の写しの交付に要する費用)

第15条 条例第36条第2項の費用の額は、別表のとおりとし、その費用は前納とする。ただし、市長が認めた場合は、後納とすることができる。

(実施状況の公表)

第16条 条例第38条の規定による実施状況の公表は、年度ごとの請求受付件数、開示件数、非開示件数その他の事項について行うものとする。

(委任)

第17条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規則は、平成17年1月16日から施行する。

(経過措置)

2 この条例の施行日の前日までに、合併前の今治市電子計算機処理に係る個人情報の保護に関する条例施行規則(平成9年今治市規則第3号)、大西町電子計算組織に係る個人情報の保護に関する条例施行規則(昭和62年大西町規則第5号)、吉海町長が取り扱う個人情報の保護に関する規則(平成14年吉海町規則第19号)、宮窪町長が取り扱う個人情報の保護に関する規則(平成14年宮窪町規則第19号)、伯方町長が取り扱う個人情報の保護に関する規則(平成15年伯方町規則第1号)、上浦町長が取り扱う個人情報の保護に関する規則(平成14年上浦町規則第26号)又は大三島町長が取り扱う個人情報の保護に関する規則(平成15年大三島町規則第3号)の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、それぞれこの規則の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成17年3月31日規則第268号)

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成27年9月28日規則第55号)

この規則は、公布の日から施行する。ただし、第1条の改正規定、第4条の改正規定、別記様式第2号の改正規定、別記様式第5号の次に1様式を加える改正規定、別記様式第14号の次に1様式を加える改正規定及び別記様式第19号の次に1様式を加える改正規定は、平成27年10月5日から施行する。

附 則(平成28年3月28日規則第45号)

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

別表(第15条関係)

区分

費用

写しの交付

(1)単色刷りのA3サイズまで 1枚につき 10円

(2)多色刷りのA3サイズまで 1枚につき 100円

(3)ロール式の場合(単色刷り) 1mまで毎に 100円

(4)上記以外のもの 写しの作成に要する費用(実費)

写の送付

郵送料に相当する額

備考

1 用紙の両面に複写、印刷又は出力して写しの交付を行う場合においては、当該用紙の片面をそれぞれ1枚として算定する。

2 写しには印刷物として出力されたものを含む。

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今治市長が取り扱う個人情報の保護に関する規則

平成17年1月16日 規則第19号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政通則/第6章 個人情報保護
沿革情報
平成17年1月16日 規則第19号
平成17年3月31日 規則第268号
平成27年9月28日 規則第55号
平成28年3月28日 規則第45号