○今治市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成17年1月16日

規程第34号

(目 的)

第1条 この規程は、戸籍法施行規則(昭和22年司法省令第94号)第68条の2の規定に基づき、今治市個人情報保護条例(平成17年今治市条例第21号)及び今治市長が取り扱う個人情報の保護に関する規則(平成17年今治市規則第19号)に定めるもののほか、今治市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 市民課に設置した戸籍事務専用中央処理装置及び端末装置により戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) 戸籍関連事務 戸籍法(昭和22年法律第224号)その他法令に基づく戸籍、除かれた戸籍、改製原戸籍、戸籍の附票、除かれた戸籍の附票、人口動態調査その他戸籍に関連する事務をいう。

(3) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。

(4) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録することができる物をいう。

(5) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する記録及び文書をいう。

(6) 端末装置 戸籍事務専用中央処理装置と接続した電子計算機をいう。

(処理の基本方針)

第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに個人情報の保護に努めるものとする。

(データ等保護管理者)

第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、データ等保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。

2 保護管理者は、戸籍担当課長(支所の戸籍担当課長を除く。)をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は、戸籍データの管理状況及び戸籍情報システムの処理又は運用に関連する機器その他の設備の状態について把握し、戸籍データを適正に管理するよう努めなければならない。

2 保護管理者は、戸籍情報システムが正常に稼働するよう、火災、盗難その他の災害に備えて、必要な措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、戸籍情報システムについて、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。また、復旧のため必要な措置を講じるとともに、その原因を分析し、必要な再発防止の措置を講じなければならない。

(端末装置管理責任者)

第6条 端末装置の適正な管理をするため、戸籍担当課及び各支所に端末装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置く。

2 管理責任者は、保護管理者が指名する。

(戸籍データの保護)

第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、き損等を防止するため必要な措置を講じなければならない。

2 保護管理者は、端末装置を来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 戸籍データは、不要となった時点で、速やかに、かつ、確実に廃棄しなければならない。

4 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等及び出力帳票の管理)

第8条 保護管理者は、戸籍データが記録された磁気ディスク等及び出力帳票の管理に関し、次に掲げる措置を講じなければならない。

(1) 持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 収受及び保管の状況について、名称及び作成期日等を記載した管理台帳の作成その他の方法により適正に把握すること。

(3) 不要となった磁気ディスク等については記録内容を確実に消去し、出力帳票については裁断等を行い、それぞれ内容を復元できない状態にしたうえ、粉砕、焼却等の処分をすること。

(ドキュメントの管理)

第9条 管理責任者は、ドキュメントを所定の場所に保管し、その管理を行うものとする。

2 管理責任者は、ドキュメントの外部への持出し、複写及び廃棄をしようとするときは、保護管理者の承諾を得なければならない。

(取扱職員)

第10条 管理責任者は、保護管理者の承諾を得たうえで、端末装置を操作させるため戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)を置き、当該取扱職員の業務処理範囲を定めるものとする。

(パスワードの管理)

第11条 管理責任者は、保護管理者の承諾を得たうえで、取扱職員ごとに個別に入出力を制御するパスワードを決定し、登録するものとする。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、パスワードを厳重に管理しなければならない。

3 管理責任者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第12条 保護管理者は、管理責任者に次の各号に掲げる事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) 戸籍データの取扱状況

(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。

(端末装置の操作)

第13条 端末装置は、取扱職員でなければ操作してはならない。

2 端末装置は、戸籍関連事務に必要な場合以外に操作してはならず、見出データ及び戸籍に関するデータは、戸籍関連事務を行う場合以外に検索してはならない。

(機器及びプログラム等の保管)

第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びプログラム等を管理しなければならない。

(教育及び研修の実施)

第15条 保護管理者は、戸籍データの機密保持及びシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して教育及び研修を実施するものとする。

(委 任)

第16条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この規程は、平成17年1月16日から施行する。

別表(第14条関係)

戸籍情報システムに係る機器及びプログラム等の管理一覧

管理対象

管理方法

戸籍事務専用中央処理装置(戸籍用サーバ)

施錠ができる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。指定した取扱職員以外操作してはならない。

端末装置

システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠ができる保管庫に保管する。

バックアップ用媒体

施錠ができる保管庫に保管し、保護管理者がその鍵を管理する。バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠ができる保管庫に管理する。

戸籍情報システムのプログラム

不要又は不正な複写及び変更からプログラムを保護するためのシステム上の措置を講じる。

今治市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成17年1月16日 規程第34号

(平成17年1月16日施行)